La comunicación digital es cualquier tipo de comunicación que se basa en el uso de la tecnología. Hay muchos tipos de comunicación digital, comúnmente conocidos como canales de comunicación digital. Estos incluyen correo electrónico, llamadas telefónicas, videoconferencias y muchos tipos de mensajería instantánea como SMS y chats web. Incluso los blogs, los podcasts y los videos se consideran formas de comunicación digital.
Asi que es probable que su empresa dependa de la comunicación digital en el día a día. Las herramientas de comunicación digital en el trabajo potencian las iniciativas tanto internas como externas, desde la colaboración en equipo hasta las estrategias de ventas. Si bien es fácil sentarse y dejar que estas herramientas hagan todo el trabajo, adoptar un enfoque consciente de la comunicación digital en el lugar de trabajo es una iniciativa de esfuerzo relativamente bajo que generará grandes beneficios.
Ventajas y desventajas de la comunicación digital en el trabajo
La comunicación digital es rápida, eficiente y conveniente. Un empleado puede tener una conversación en tiempo real con un colega o cliente del otro lado del mundo sin tener que abandonar su escritorio. Los líderes de la empresa pueden usar canales digitales para comunicarse con toda su fuerza laboral global a la vez y usar los canales correspondientes para recopilar comentarios de esos empleados de manera efectiva.
Al observar todas las áreas comerciales que involucran la comunicación digital en el trabajo, es seguro decir que la tecnología moderna ha mejorado enormemente la forma en que operan las empresas. Con sistemas de comunicación fáciles y accesibles, los empleados pueden dedicar su tiempo a concentrarse en tareas más importantes.
A medida que el mundo de los negocios adopta la comunicación digital en el trabajo, existen algunas desventajas que han surgido de su uso. Por un lado, tener acceso constante a las herramientas de comunicación puede afectar el bienestar digital y dificultar que los empleados se desconecten al final de la jornada laboral.
Las notificaciones por correo electrónico y los pings de las aplicaciones de trabajo los siguen a casa a través de su teléfono inteligente, borrando la línea entre la vida laboral y la vida personal. Sin tener la oportunidad de desconectarse, es más probable que los empleados experimenten agotamiento y otros signos de exceso de trabajo.
Consejos para una comunicación digital en el trabajo eficaz
Al abordar el uso de la comunicación digital en su organización, hay algunos hábitos que debe seguir y algunos que debe evitar.
Uso de diferentes canales digitales
Hay una gran diversidad de canales de comunicación digital disponibles por una razón. En el siglo XXI, los días de enviar todo por correo electrónico han quedado atrás. Los chats, las videoconferencias y las herramientas de colaboración en proyectos son ejemplos de grandes activos para su empresa. Por supuesto, cada canal debe tener un objetivo y propósito únicos. No desea agregar herramientas de comunicación digital simplemente por tenerlas.
No sobrecargar a los empleados con notificaciones.
Según CMSWire, el 75 % de los empleados sienten que pierden el tiempo todos los días al estar al tanto de las notificaciones, y el 66 % incluso dice que la cantidad de tiempo perdido supera los 30 minutos. Los empleados deben tener el control de cómo y cuándo reciben las comunicaciones relacionadas con el trabajo, y las notificaciones urgentes deben reservarse solo para la información más urgente.
Adaptar en mensaje al canal
Como hay muchos canales de comunicación digital en el trabajo diferentes, cada canal es mejor para entregar ciertos tipos de información. Los chats en el lugar de trabajo, por ejemplo, son excelentes para preguntas y aclaraciones rápidas. Si el tema que está abordando requiere una discusión prolongada, es mejor programar una reunión en su lugar.
También es posible que deba dirigirse a varios equipos o nacionalidades con el mismo mensaje. En este caso, piense si su mensaje debe modificarse para diferentes grupos.
Capacitación continua de los empleados
Las herramientas de comunicación digital en el trabajo no siempre son fáciles de aprender a usar, y encontrará que algunos empleados tardan más en adaptarse que otros debido a los diferentes niveles de destreza digital. Esto se puede superar con una capacitación adecuada para cada nueva herramienta, teniendo en cuenta los diferentes niveles de habilidad que existen en la organización.
Por otro lado, la falta de capacitación hará que algunos empleados eviten usar las herramientas que no entienden.
Uso de las Redes sociales
Debería ser fácil para los empleados compartir comunicaciones no solo entre ellos sino, cuando corresponda, con su red más amplia. Aproveche al máximo su herramienta de comunicación digital creando un programa de defensa de los empleados.
Al convertir al personal en embajadores de la marca, las iniciativas de defensa de los empleados ayudan a motivar a los empleados a involucrarse. El marketing de defensa de los empleados también es una herramienta infrautilizada para mejorar el alcance orgánico.
Una política de comunicación para la empresa
Cuando se trata de comunicación digital en el trabajo, los empleados buscan en el liderazgo de la empresa instrucciones sobre cómo, cuándo y dónde usar las diferentes herramientas. Con una política de comunicación digital para toda la empresa, tendrá un mejor control sobre el uso y la privacidad en relación con sus diversos canales de comunicación.
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